mardi 13 Oct .20

Comment préparer et animer un webinaire ?

Animer un webinaire

Les webinaires figurent-ils sur votre liste de priorité pour votre marketing B2B ? Les webinaires sont devenus l’un des principaux moteurs de conversion pour les spécialistes de l’inbound marketing. Près de trois quarts des professionnels de la vente et du marketing s’accordent pour dire que les webinaires sont l’un des meilleurs moyens de générer des prospects de haute qualité. Et bien que les webinaires soient certainement l’une des formes de marketing de contenu les plus fructueuses, ils demandent beaucoup de travail : planification, promotion, mise en pratique et présentation. Cet investissement considérable peut éloigner les spécialistes du marketing B2B des webinaires. Malheureusement, c’est une erreur. Si vous envisager d’animer votre premier webinaire, cet article vous détaillera l’ensemble des étapes pour atteindre vos objectifs.

Souscrire à une plateforme d’hébergement de webinaires

Pour héberger un webinaire, vous aurez besoin d’une plate-forme d’hébergement adaptée. Parmi les plus populaires, citons GoToWebinar, ON24 ou encore Zoom. Les trois plateformes proposent des offres très similaires. Voici quelques points que vous devrez considérer lors du choix de la plateforme :

  • Analytics  : quel type de données recevez-vous sur chaque webinaire ? La plupart des plates-formes devraient fournir des analyses sur l’inscription, la participation et l’engagement sur chaque webinaire.
  • Intégrations  : la plate-forme souhaitée s’intègre-t-elle à votre plate-forme de marketing automation, comme Plezi ou ActiveCampaign par exemple ?
  • Stockage des webinaires : comment et où sont stockés les webinaires ? Les webinaires peuvent devenir assez volumineux, il est donc essentiel d’opter pour une plate-forme avec de grandes options de stockage.
  • Outils supplémentaires : quels types d’outils supplémentaires la plate-forme de webinaire propose-t-elle ? L’utilisation d’enquêtes et de sondages pendant les webinaires est un excellent moyen de susciter l’engagement et d’obtenir des informations assez impressionnantes pour vos équipes de vente et de marketing.
  • Prix : la plupart des plates-formes basent leurs prix sur le nombre de participants au webinaire.

Attribuer des rôles

Il y a beaucoup à faire pour organiser un webinaire. Il est dans votre intérêt d’attribuer les rôles afin que toutes les personnes impliquées comprennent ce qu’elles doivent faire. Voici quelques questions auxquelles répondre :

  • Qui est l’hôte du webinaire ?
  • Quel membre de l’équipe va animer le webinaire ?
  • Qui crée le contenu social à des fins de promotion ?
  • Enfin, qui est en charge de la communication par e-mail et sur les autres supports promotionnels ?

Demandez-vous également si vous aurez besoin d’aide pour la configuration du webinaire mais aussi pour le jour J.

Pensez au format

Vous voudrez certainement évaluer le déroulement du webinaire et la façon dont vous présenterez le sujet. Certains webinaires sont plus simples, avec un hôte et une courte période de questions-réponses à la fin. Bien que cela puisse être standard, ce n’est pas exactement ainsi que vous devez le faire à chaque fois. Considérer ce qui suit :

  • Y aura-t-il plus d’un orateur ?
  • Y aura-t-il des interviews ?
  • Les membres du public participeront-ils ?
  • Allez-vous ajouter des questions à la présentation ?
  • Vos orateurs voudront-ils montrer leurs visages ?

Plus le réglage est compliqué, plus vous aurez besoin de vous entraîner et de répéter pour vous assurer que tout se passe sans problème. Assurez-vous que votre webinaire soit riche en contenu en mettant l’accent sur le fait d’être informatif plutôt que d’essayer simplement de vendre un produit ou un service.

Le timing

Il est maintenant temps de réfléchir au moment où vous souhaitez organiser le webinaire. Comme ils sont généralement en direct, vous voudrez verrouiller certains détails avant de vous engager à une date. Assurez-vous que :

  • Toutes les parties nécessaires sont disponibles
  • Il ne se heurte à aucun autre événement majeur de l’agenda

Sera-t-il organisé pendant les heures de travail ou s’agit-il d’un webinaire après les heures normales ? Combien de temps durera-t-il ? Lorsque la date est confirmée, prévoyez un compte à rebours d’environ quatre à six semaines avant le webinaire, afin que personne ne manque l’évènement.

Organiser les visuels

Les visuels jouent un rôle important dans vos webinaires. Ils gardent les gens engagés et peuvent être extrêmement instructifs. Mais, ils doivent agir comme une méthode pour améliorer votre discours et ne pas détourner l’attention de l’orateur. Il est important de s’assurer qu’il y a un visuel sur chaque diapositive de la présentation, avec une image de base pour la page de titre.

Entrainez-vous avant le Jour J

Pensez à vous entrainer au moins deux fois à animer votre webinaire. Pour être à l’aise le jour J, il est indispensable de répéter ! Ces sessions doivent être complètes, en situation réelle, afin que les orateurs, les animateurs et les administrateurs comprennent le rôle qu’ils doivent jouer. Les répétitions serviront à minimiser le risque de pannes technologiques. Assurez-vous également d’ajouter les notes de l’orateur aux diapositives. Cela aidera à indiquer en combien de temps chaque diapositive sera traitée.

Animer un webinaire : préparez-vous à la séance de questions / réponses

La partie de questions/réponses peut être l’un des segments les plus importants du webinaire. Il garantira que tous les membres du public sont satisfaits et informés à 100 %. Confirmez que les orateurs sont prêts à répondre à toutes les questions à la fin de la session et ayez un assistant désigné disponible pour inviter le public s’il n’y en a pas. Il est recommandé de préparer quelques questions pour lancer le bal. N’hésitez pas à demander aux inscrits de soumettre leurs questions avant le coup d’envoi du webinaire pour animer plus efficacement cette section.

Promouvoir le webinaire

Lorsque vous êtes prêt, vous devrez élaborer un plan de promotion pour faire passer le mot et attirer les inscrits. Considérez toutes vos options – textes descriptifs, communiqués de presse, hashtags pertinents, vlogs, articles de blog, bannières informatives, newsletter et publications sur les réseaux sociaux pour faire connaître le webinaire à fond. Configurez une page de destination sur votre site avec un formulaire à remplir pour les inscrits.

Pour finir, voici en résumé les points importants à retenir :

2+ semaines avant

  • Confirmez la date, l’heure, le titre et la description de votre webinaire
  • Attribuer les rôles : hôte, orateur et participants
  • Planifiez le webinaire
  • Décidez si votre webinaire exigera que les participants s’inscrivent
  • Si votre webinaire comprend entre 500 et 1000 participants, demandez une licence de grand webinaire
  • Si vous attendez des participants d’autres pays, demandez un code d’accès international

1 semaine avant

  • Passez en revue le webinaire et les paramètres du compte pour confirmer que tout est ok !
  • Finalisez votre présentation
  • Vérifiez votre liste de participants
  • Encouragez les participants à télécharger l’application qui hébergera le webinaire

Dans le cas peu probable où les participants ne disposeraient pas d’un ordinateur et ne pourraient pas participer au webinaire en raison de restrictions technologiques, envisagez de demander un numéro de téléphone gratuit Zoom

  • Organisez une répétition technique pour examiner les fonctionnalités

30 minutes avant

  • Démarrez le webinaire
  • Activer la session d’entraînement pour que seuls l’hôte et les panélistes puissent participer
  • Accueillez les panélistes et examinez les rôles de chacun
  • Au fur et à mesure que les panélistes arrivent, confirmez que leur audio et leur vidéo fonctionnent correctement

15 minutes avant

  • Exécutez un test audio et vidéo final

5 minutes avant

  • Coupez le son de tous les panélistes ; ils resteront muets jusqu’au début de la présentation
  • Utilisez le bouton de diffusion pour passer du mode pratique au mode de démarrage et permettre aux participants de se joindre
  • Les participants se joindront en sourdine ; ils pourront voir et entendre les panélistes
  • Modérateur : accueillez les participants et faites-leur savoir que vous commencerez bientôt

Heure de début du webinaire

  • Démarrez l’enregistrement (sauf si vous avez activé l’enregistrement automatique)
  • Rétablissez le son et démarrez la vidéo
  • Surveiller les questions et réponses ou discuter des éventuels problèmes techniques des participants

Après votre webinaire

  • Couper l’enregistrement du webinaire
  • Envoyer un e-mail de suivi aux participants
  • Assurez-vous d’inclure l’enregistrement du webinaire
  • Incluez un appel à l’action (ce que vous voulez qu’ils fassent ensuite) – par exemple, un lien d’enquête post-webinaire
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