vendredi 25 Jan .19

Les clés pour rédiger un cahier des charges efficace

Le cahier des charges est le document qui définit l’ensemble des exigences qu’un produit ou service doit respecter. Indispensable lors de la création ou la refonte d’un site web, c’est le document de référence qui formalise et approfondit les données formulées lors de l’expression des besoins. Ce document est destiné au prestataire qui mènera les développements : son offre et sa réalisation doivent y répondre strictement.

Avant de commencer l’écriture, vous devez vous mettre dans les bonnes dispositions. Voici quelques clés pour rédiger un cahier de charge efficace et exhaustif.

Comprendre les enjeux et objectifs

Mettre en avant votre esprit critique

L’écriture vous oblige à réfléchir en termes spécifiques et de décrire précisément vos attentes avant que ne se réalise le travail coûteux d’architecture, de codage, de conception, etc. Cela augmente la qualité de vos décisions et réduit les risques de mauvaises surprises.

Communiquer efficacement

D’une manière ou d’une autre, vous communiquerez votre proposition aux différentes parties prenantes. Dans le cas d’un projet d’ampleur (site e-commerce riche en fonctionnalités, développements spécifiques, applications sur mesure…) le cahier des charges vous permet de grouper cette communication par lots et de le faire sans ambiguïté aussi bien auprès de votre équipe qu’auprès de vos prestataires.

Augmenter la responsabilité

En fixant dès le début des objectifs mesurables en suivant la méthodes SMART, vous responsabilisez davantage votre équipe.  N’oubliez pas que le cahier des charges ne pourra plus être modifié une fois les travaux commencés : les parties prenantes doivent garder à l’esprit que les demandes de dernière minute sont déraisonnables. De même, la réponse formulée par le prestataire doit être complète et définitive.

Savoir à quoi l’on s’engage

Pour la réalisation d’un site vitrine, les fonctionnalités natives d’un CMS sont souvent suffisantes. Le cahier des charges ne fera alors que quelques pages. En revanche, si vous lancez le développement d’un site e-commerce ou d’une application web, le document final pourra faire 50 pages, 100 pages ou même plus. Sur certains projets, la rédaction du cahier des charges peut constituer un projet à part entière. Si vous n’en avez pas l’habitude n’hésitez pas à faire appel à un professionnel en AMOA.

Rédiger un document exhaustif et exploitable

Voici le processus général que vous devriez suivre pour écrire correctement un cahier des charges. Bien entendu, cela peut varier selon la taille du projet, le nombre de parties prenantes, etc.

Rédigez un brouillon

Le document doit décrire toutes les fonctionnalités attendues. Cependant il est parfois plus facile de résonner en terme de pages et de rubriques. Pour commencer, nous vous encourageons donc à noter sous forme de listes tout ce qui doit se trouver sur la page d’accueil, la première rubrique, la fiche produit…

Soyez bref

Si le cahier des charges doit être exhaustifs, les descriptions de fonctions standards peuvent être succinctes. La brièveté force la clarté de la pensée et de la communication. Cela signifie également que votre document est plus susceptible d’être lu et compris : c’est l’essentiel.

Utilisez une formulation simple et précise

N’hésitez pas à utiliser des mots simples, des puces et des listes pour faciliter l’analyse de votre document. Celui-ci va être lu par tous les intervenants et doit donner dès la première lecture une idée claire du projet.

Organisez de courtes réunions si nécessaire

L’objectif est de travailler sur des hypothèses, d’améliorer votre proposition et d’obtenir l’adhésion de votre équipe. Ces réunions doivent avoir un objectif clair et ne pas compter trop d’intervenants. Par exemple, vous pouvez vous entretenir lors de courtes réunions distinctes avec vos équipes marketing, commerciales et techniques.

Définir la direction et la vision du projet

Un cahier des charges n’est pas une simple liste de fonctionnalités. Il doit communiquer votre vision globale : pourquoi lancez-vous se projet ? Comment ce projet affecte-t-il votre entreprise ? Quelles sont les prochaines étapes ?

En cas de révisions, envoyez une mise à jour

Après avoir obtenu le feedback de votre équipe ou les questions des prestataires consultés, montrez leur que vous avez compris leurs attentes et répondu à leurs interrogations en leur envoyant en cahier des charges mise à jour. Vous pouvez également inclure une date approximative de mise en œuvre.

Quand faut-il externaliser la rédaction du cahier des charges ?

Si vous n’êtes pas un professionnel du web et n’avez pas l’habitude de rédiger un cahier des charges vous gagnerez à solliciter un professionnel AMOA pour rédiger dans les cas suivants :

  • le projet est essentiel à votre entreprise (votre business model dépend du succès du site) ;
  • il présente des enjeux techniques complexes que vous maîtrisez mal ;
  • les développements ne pourront pas être menés avec des outils pré-existants (CMS et extensions). Votre projet nécessitera de nombreux développements spécifiques.

Un consultant AMOA peut également vous accompagner dans la sélection du prestataire. Il saura évaluer les propositions commerciales reçues et vous donner le pour et le contre pour contribuer à votre prise de décision.

Prenez le temps de rédiger votre cahier des charges !

Qu’il soit réalisé en interne ou avec l’aide d’un prestataire externe, ne négligez pas l’importance du cahier des charges dans la réussite de votre projet. N’oubliez pas d’inclure tout le monde dans la boucle. Plus votre équipe se sentira investie dans cette mission, plus elle sera efficace dans sa réalisation.

Rédiger un cahier des charges nécessite un mélange de rigueur, de créativité et d’humilité, mais c’est un exercice enrichissant et plutôt facile à aborder. Quelle que soit la méthode choisie, gardez à l’esprit que les meilleurs cahiers des charges sont ceux qui facilitent la communication autant que le processus de production.

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