La communication est un pilier du succès pour toutes les entreprises, mais elle est particulièrement importante si vous travaillez en équipe et à distance. Le travail à distance n’a jamais été aussi présent que depuis le début de la période que nous traversons actuellement. Beaucoup d’entre nous ont dû adopter de nouveaux outils de télétravail en urgence. Pas simple d’organiser le travail et la communication d’une équipe à distance quand on n’y a pas été préparé ! Ces nouvelles façons de travailler étant appelées à durer, il est bon de prendre le temps de réévaluer la quantité d’outils à notre dispositions pour identifier ceux qui conviennent le mieux à chaque équipe sur le long terme. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques uns des outils de télétravail que nous avons testé pour communiquer et travailler efficacement en équipe. Attention, il est possible que vous puissiez ne plus vous en passer…
Slack est un outil de messagerie adapté au télétravail très apprécié. Cet espace numérique facilite la communication entre les membres d’une équipe. Il permet de partager des idées et commentaires en temps réel mais aussi des fichiers afin que le travail se fasse rapidement. Son organisation en canaux est très utile pour les équipes multi-projets. Lorsque les équipes sont distantes, elles peuvent utiliser les canaux Slack pour la messagerie instantanée et la collaboration. Slack propose des applications entièrement natives pour iOS et Android qui réunit toute la puissance de Slack dans votre smartphone.
C’est l’un des outils de gestion de projet les plus populaires. Il offre un espace visuellement attrayant et clair pour une gestion de projet simple. Trello utilise le concept de tableau Kanban qui simplifie la gestion de projet et rend le suivi exceptionnellement pratique. Cette fonctionnalité garantit la transparence opérationnelle et d’équipe car elle encourage le partage d’informations cruciales entre toutes les parties concernées. De plus, l’application est accessible via des navigateurs Web ou des appareils mobiles Android / iOS pour vous permettre de gérer efficacement des projets depuis votre domicile et n’importe où ailleurs dans le monde.
Étant donné que l’organisation d’une équipe peut être difficile, même dans l’environnement de bureau, que dire du processus d’organisation de la collaboration à distance ? Plusieurs outils adaptés au télétravail existent, mais Airtable se distingue, non par son UX, mais par sa puissance. Avec Airtable, vous pouvez organiser les processus de travail de vos employés de manière optimale, revoir les tâches, planifier les activités et voir si et comment les tâches allouées sont exécutées. En d’autres termes, cet outil vous offre tout ce que vous souhaitez pour gérer efficacement votre équipe sur des projets impliquant de nombreux intervenants comme une refonte de site web.
Parmi les outils de suivi de projet, Instagantt a la particularité de proposer une synthèse visuelle des projets. C’est bien plus qu’un simple créateur de diagramme de Gantt. Cet outil trouve tout son sens en télétravail tant il permet de développer une illustration précise de vos projets. La communication est son autre point fort : il permet de rationaliser l’ensemble de votre flux de travail et de collaborer avec les membres de votre équipe, ce qui en fait une solution appréciable pour le travail à distance. Parmi ses fonctionnalités les plus utiles, vous pourrez créer des tâches et des sous-tâches, des modèles pour différents types de projets, des directives, des notifications et une planification de projet automatique. Il est également intéressant pour gérer différents types de projets, clients et équipes, ou même pour suivre la façon dont chacun gère sa charge de travail.
Google Drive est une plate-forme de stockage cloud pour conserver tous vos fichiers dans un emplacement sécurisé et centralisé. Les travailleurs à distance peuvent stocker et partager des documents, des feuilles de calcul ainsi que des présentations. Il peut être utilisé pour générer des rapports statistiques. De plus, les fichiers Google Drive peuvent être synchronisés sur tous les appareils, afin que les utilisateurs puissent les consulter et les mettre à jour de n’importe où.
Time Doctor est une solution de suivi des employés avec des fonctionnalités avancées de suivi du temps et de présence. Cet outil est particulièrement adapté à une équipe de 20 à 500 employés. Découvrez non seulement quand l’équipe a commencé et arrêté son travail chaque jour, mais aussi ce qu’ils ont fait entre les deux. Il s’agit d’une solution Web qui fournit le suivi du temps, la surveillance des sessions de travail sur ordinateur, des rappels, l’enregistrement de captures d’écran, la facturation, des outils de rapport, des intégrations et bien plus encore.
Faut-il encore présenter Zoom ? L’usage de cette application d’appel de groupe avec une qualité vidéo incroyable a explosé depuis le début du confinement. De plus, il est très simple d’utilisation. Pendant les réunions à distance et le chat vidéo, vous pouvez enregistrer n’importe quel appel. Vous pouvez partager votre écran avec vos équipes pour des discussions combinées. Zoom permet aussi la création de webinaires, les réunions, la salle Zoom, la messagerie instantanée d’entreprise et le partage vocal.
Parmi les outils pour le télétravail, Evernote est une excellente solution de prise de notes et de recueil d’information pour les équipes travaillant à distance. Il est particulièrement intéressant pour la production de contenu. Vous pouvez organiser toutes vos notes et les synchroniser automatiquement sur tous vos appareils.
Si vous avez l’habitude d’organiser des points d’équipes fréquents, iDoneThis est l’un des outils de télétravail à essayer. Il permet garder un œil sur ce que font vos équipes ou vos collaborateurs au quotidien, leurs avancées et leurs points de blocage. Les membres de l’équipe s’enregistrent quotidiennement, dans leur navigateur ou par e-mail. Ils peuvent partager des rapports d’activités et l’avancée de leurs projets. Si vous êtes en télétravail, cet outil compense le besoin de réunions quotidiennes.
Votre équipe observe un planning strict et vous avez besoin d’outils pour le faire en télétravail ? Essayez When I Work ! Planifiez les horaires des membres de votre équipe avec cet outil très simple. Consultez un aperçu hebdomadaire du calendrier de tous vos membres. Grâce à leur système de glisser-déposer, vous pouvez modifier le calendrier à votre guise. Cette application vous aide à minimiser les conflits d’horaire et à maximiser l’efficacité des employés.
Le travail c’est bien, mais un travail qui a du sens pour les employés, c’est encore mieux ! WooBoard permet de célébrer les réalisations et les accomplissements de votre équipe. Les membres de l’équipe gagnent des récompenses avec un système de points transparent.
Nous avons oublié de signaler un outil dont vous ne sauriez plus vous passer ? N’hésitez pas à nous suggérer des additions à cette liste en cliquant ici ! Nous serons heureux d’enrichir cet article en fonction de vos retours d’expérience.
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