De la présentation détaillée de l’entreprise, en passant par la définition minutieuse du projet, jusqu’à l’élaboration d’une stratégie SEO pointue et la gestion rigoureuse du budget et du planning. Le cahier des charges se révèle un allié incontournable dans la réussite de votre site web.

DÉFINITION ET RÔLE DU CAHIER DES CHARGES

Lorsque vous vous lancez dans la création d’un site internet, que ce soit pour votre entreprise, votre blog personnel ou tout autre projet en ligne, il est essentiel de poser des bases solides pour garantir le succès de votre entreprise numérique. C’est là qu’intervient le cahier des charges. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est un cahier des charges pour un site internet, pourquoi il est crucial et comment le rédiger de manière efficace pour mener à bien votre projet web.

Imaginez votre projet web comme la construction d’une maison. Avant de commencer à construire, vous devez avoir un plan détaillé, une vision claire de ce que vous souhaitez accomplir, et les matériaux nécessaires pour le faire. Le cahier des charges est l’équivalent de ce plan pour votre site internet. Il définit les objectifs, les spécifications, les exigences et les attentes du projet, permettant ainsi une planification et une exécution plus efficaces.

Un cahier des charges bien rédigé joue un rôle fondamental dans la planification de votre projet web. Il établit les bases sur lesquelles votre site sera construit, aidant à éviter les erreurs coûteuses et les retards inutiles. En ayant une vision claire dès le départ, vous pouvez mieux anticiper les défis potentiels et les ressources nécessaires, ce qui vous permet de respecter les délais et le budget.

La vérité sur les refontes web : mythes fréquemment entendus

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la refonte d’un site web est une étape cruciale pour rester compétitif, mais elle est souvent entourée de mythes et de malentendus de la part des clients peu familiers avec le processus. Ces idées fausses peuvent mener à des attentes irréalistes et à des résultats décevants. Démystifions quelques-uns de ces mythes et confrontons-les à la réalité :

Mythe : Un “joli” site est suffisant.
Réalité : L’esthétique est importante, mais elle doit aller de pair avec une expérience utilisateur optimale, une navigation intuitive, une stratégie de contenu solide, et une stratégie SEO efficace pour convertir les visiteurs en clients.

Mythe : L’arborescence a déjà été validée par la direction.
Réalité : Une validation interne est un bon début, mais elle doit être confrontée à une analyse UX et SEO professionnelle pour garantir qu’elle répond aux besoins des utilisateurs et aux critères des moteurs de recherche.

Mythe : Le projet est clair dans mon esprit, l’agence n’a plus qu’à suivre mes instructions.
Réalité : Une communication claire est fondamentale, mais le succès d’une refonte repose sur une collaboration où l’agence apporte son expertise pour aligner votre vision avec les meilleures pratiques du web.

Mythe : Une refonte de site se réalise en 1 mois.
Réalité : Une refonte réussie nécessite du temps pour la recherche, la conception, le développement et les tests. Une période réaliste est souvent bien plus longue, en fonction de la complexité du projet.

Mythe : Une refonte, c’est beaucoup de budget investi pour peu de résultats.
Réalité : Avec une planification appropriée, notamment l’utilisation d’un cahier des charges détaillé, une refonte de site peut offrir un retour sur investissement significatif en améliorant la visibilité, l’engagement et les conversions.

Mythe : Recruter quelqu’un en interne pour gérer ce projet.
Réalité : Si cette approche peut fonctionner, elle nécessite une expertise en gestion de projet, en design UX/UI et en SEO. Souvent, travailler avec une agence spécialisée apporte une valeur ajoutée grâce à leur expérience et leurs compétences diversifiées.

Mythe : Une refonte, c’est perdre tout le travail de référencement acquis.
Réalité : Avec une stratégie SEO solide dès le début du projet de refonte, il est possible de conserver et même d’améliorer votre positionnement dans les moteurs de recherche.

Mythe : Un développeur sait faire du SEO.
Réalité : Bien que certains développeurs aient une bonne connaissance du SEO, optimiser un site pour les moteurs de recherche nécessite des compétences spécifiques que possèdent les experts SEO.

Mythe : D’abord le site, ensuite le SEO.
Réalité : Le SEO doit être intégré dès la phase de conception de la refonte pour s’assurer que le site est optimisé pour le référencement dès son lancement.

En confrontant ces mythes à la réalité, nous pouvons voir l’importance d’aborder une refonte de site web avec une stratégie complète, intégrant des considérations de design, de fonctionnalité, d’expérience utilisateur et de SEO dès le départ. Utiliser un cahier des charges détaillé est essentiel pour guider le processus et assurer que tous les aspects importants sont pris en compte, menant à une refonte réussie qui répond non seulement à vos attentes mais aussi à celles de vos utilisateurs finaux. Dans la continuité de cette approche stratégique, nous explorerons ensuite les 7 étapes clés du cahier des charges, essentielles pour structurer et mener à bien votre projet de refonte.

ÉTAPES CLÉS DU CAHIER DES CHARGES

ÉTAPE 1 : Présentation de l’entreprise

Il est crucial d’offrir une vue d’ensemble claire et concise de l’entreprise concernée. Cette étape initiale permet de poser les fondations du projet, en assurant que tous les participants comprennent bien le contexte dans lequel ils opèrent.

Coordonnées de l’entreprise : Incluez le nom de l’entreprise, l’URL de son site web, et les coordonnées d’un interlocuteur dédié (nom, prénom, adresse email, et fonction au sein de l’entreprise). Cela facilite la communication et l’identification rapide des parties prenantes clés du projet.

Activité de l’entreprise : Décrivez brièvement le secteur d’activité, en soulignant la mission, la vision, et le positionnement de la marque sur son marché. Cela aide à comprendre les objectifs à long terme de l’entreprise et comment le site web peut y contribuer.

Avantages concurrentiels et concurrence : Identifiez les principaux concurrents (directs et indirects), en mentionnant leur nom, site web, et positionnement. Cela permet de se positionner stratégiquement et de définir les objectifs du site en conséquence.

Audit de l’existant : Présentez une vue d’ensemble de la situation actuelle du site web (URL, CMS/technologie utilisé, nombre d’URLs, trafic mensuel, taux de conversion). Incluez également un aperçu des performances SEO et des principaux canaux d’acquisition. Cela offre un point de départ pour mesurer l’impact des modifications apportées lors de la refonte.

ÉTAPE 2 : Présentation du Projet

Nature du projet : Commencez par préciser le type de projet (création, refonte, e-commerce, SEO, site vitrine, etc.) à l’aide d’une check-list. Cela établit clairement l’objectif principal et guide les décisions techniques et créatives.

Objectifs de la refonte : Énumérez les motivations derrière la refonte ou la création du site, telles que le rebranding, l’amélioration de la notoriété de la marque, la mise à jour du design, l’augmentation de la visibilité, du trafic, des ventes, l’intégration de nouvelles fonctionnalités, ou la réponse aux nouveaux besoins stratégiques de l’entreprise. Cela aide à aligner les efforts de l’équipe projet vers des résultats mesurables.

Audience cible : Définissez précisément l’audience cible en décrivant le marché, les personas principaux, leurs caractéristiques sociodémographiques, psychologiques, et comportementales. Une compréhension approfondie de l’audience facilite la création de contenus et de fonctionnalités qui répondent à leurs besoins et préférences.

ÉTAPE 3 : Périmètre et spécificités du projet

Cette étape permet d’identifier les fonctionnalités nécessaires, la technologie appropriée, et les contenus à créer ou à optimiser. En se penchant sur ces détails dès le début, les équipes de projet peuvent aligner leurs efforts pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise tout en anticipant les défis techniques et créatifs à venir.

Arborescence et structure du site : Il est crucial de commencer par déterminer si une ébauche de l’arborescence du site est déjà en place. Pour faciliter la visualisation et la planification de la structure du site, l’utilisation d’outils de création d’arborescence comme Octopus.do ou Miro est recommandée. Cela concerne le nombre de modèles de pages à créer, comme la page d’accueil, les pages de catégorie, sous-catégorie, produit, blog, etc. Toutefois, il est essentiel de comprendre qu’une ébauche d’arborescence est nécessaire, mais que vous allez faire appel à des professionnels tant sur l’UX que sur le référencement. Il est crucial de lier ces objectifs à vos priorités business, ce qui implique que l’arborescence initialement proposée sera probablement challengée par l’agence mandatée. Une structure bien pensée est indispensable pour garantir une expérience utilisateur optimale et un référencement efficace, soulignant l’importance d’une collaboration étroite avec vos partenaires spécialisés.
Solutions techniques : Sélectionnez le CMS le plus adapté aux objectifs et à la taille du projet. Identifiez également les outils tiers nécessaires (ERP, CRM, systèmes de paiement comme Stripe) et les outils d’analyse (Google Analytics, Matomo) pour un suivi précis des performances du site.
Fonctionnalités requises : Élaborez une liste exhaustive des fonctionnalités indispensables au site. Cela peut inclure un blog, un moteur de recherche interne, un système de paiement sécurisé, un espace client, des options multilingues, des fonctionnalités e-commerce spécifiques, des formulaires personnalisés, et plus encore. Envisager des fonctionnalités avancées comme l’éco-conception et les normes d’accessibilité maximale peut également apporter une valeur ajoutée considérable.
Contenu du site : Précisez les types de contenus (textes, images, vidéos, motion design) et déterminez si le nouveau contenu est déjà rédigé ou s’il nécessite une création. La question de qui intégrera le contenu (agence, client, ou collaboration) est aussi à résoudre, tout comme la nécessité d’achats d’art pour enrichir visuellement le site. En complément, la migration des contenus d’un site existant vers le nouveau peut varier en complexité en fonction de la technologie utilisée actuellement et celle prévue pour le nouveau site. Ce processus peut impliquer des défis techniques, surtout lors du passage d’un CMS à un autre ou lors de la mise à jour vers une technologie plus avancée, nécessitant une planification minutieuse pour assurer une transition fluide sans perte de données ou d’impact négatif sur le SEO.
Aspect graphique : Assurez-vous que le projet tient compte d’un éventuel rebranding et vérifiez la disponibilité d’une charte graphique et d’un logo à jour. La présence de maquettes ou d’ébauches de wireframes peut grandement accélérer la phase de design.
Stratégie de référencement : L’audit SEO récent et la planification d’un accompagnement SEO pour la refonte sont des étapes clés pour maintenir et améliorer le positionnement du site. Définir les mots-clés cibles dès cette phase aide à orienter le contenu et la structure (arborescence) du site pour un référencement optimal.
Sécurité web : La sécurité de votre site web est un élément crucial, notamment dans la gestion et le stockage sécurisés des données. Si vous avez des recommandations spécifiques ou des exigences en matière de sécurité, telles que le chiffrement des données ou l’utilisation de protocoles de transfert sécurisés, celles-ci doivent être clairement définies dans le cahier des charges. La présence d’une Direction des Systèmes d’Information (DSI) au sein de votre organisation peut jouer un rôle important dans la définition de ces exigences, en fournissant une expertise technique sur les meilleures pratiques de sécurité à adopter. Il est essentiel de collaborer étroitement avec la DSI ou tout autre responsable de la sécurité informatique pour s’assurer que le site web refondu respecte les normes de sécurité les plus élevées, protégeant ainsi les informations sensibles et la vie privée des utilisateurs.
Détails sur les intégrations tierces : La refonte de votre site web implique souvent l’intégration de services ou de plateformes tierces pour améliorer les fonctionnalités et l’expérience utilisateur. Cela inclut les systèmes de paiement en ligne, la connexion à des CRM pour la gestion des relations clients, l’intégration des plateformes de réseaux sociaux, ainsi que l’ajout d’un système de suivi des candidatures, connu sous le nom d’Applicant Tracking System (ATS), pour optimiser vos processus RH. De plus, l’intégration d’outils d’emailing ou de formulaires via des outils de marketing automation est essentielle pour automatiser et affiner vos campagnes marketing et la collecte de données. Il est crucial d’identifier ces besoins d’intégration spécifiques, en détaillant les objectifs, les interactions attendues entre le site et les services tiers, tout en veillant à la compatibilité technologique, à la sécurité des données et à l’optimisation des performances. Une collaboration proactive avec les fournisseurs de services et une planification minutieuse garantiront une intégration réussie, essentielle à la fonctionnalité complète et à l’efficacité de votre site refondu.

ÉTAPE 4 : Pilotage projet

Un projet de refonte web réussi nécessite une gestion rigoureuse et un pilotage clair. Structurer le projet de bout en bout est crucial, incluant une planification précise et la désignation des responsables pour chaque phase. Il est nécessaire d’attribuer un responsable pour chacune des tâches listées ci-dessous, que ce soit l’agence, le prestataire externe, ou le client interne, afin d’assurer une responsabilisation claire.

De plus, il est important de garder des traces écrites de toutes les discussions et décisions via des outils de gestion de projet tels que Monday, Asana, Notion, etc. Cela permet de s’appuyer sur quelque chose de tangible en cas de contestation, garantissant une référence claire pour tous les participants au projet. Cela assure une communication fluide, des décisions efficaces et évite les retards et les malentendus.

Voici un exemple de tableau à remplir pour cette partie (à modifier selon les postes)

Thèmes	Responsables
Pilotage du projet et des prestataires
Cahier des charges
SEO pré-refonte
SEO post-refonte
Redirections SEO
Design
Rédaction & copywriting
Intégration des contenus
Plan de taggage & Tracking
Maintenance & Webmastering

ÉTAPE 5 : Budget & planning

Une estimation précise du budget et un calendrier bien structuré sont essentiels pour aligner les ressources disponibles avec les objectifs du projet.

Il est important de noter que le timing d’une refonte complète d’un site internet, surtout s’il comprend de nombreuses pages et du contenu, ne peut pas se réaliser en un mois. Prévoyez suffisamment de temps pour faire face aux imprévus tels que la rédaction de contenu par le client, la connectivité avec des outils tiers, ou d’autres complications qui pourraient survenir. La planification doit être réaliste et inclure une marge pour ces éventualités, assurant ainsi une exécution fluide du projet sans précipitation ni stress inutile. Cela assure une gestion efficace des priorités et des attentes, tout en prévenant les dépassements de coûts et les retards.

Estimation du budget global : Offrez une fourchette budgétaire réaliste pour le projet, en considérant toutes les phases de conception, de développement, et de mise en ligne. Les tranches budgétaires peuvent varier de 10 000 à plus de 60 000 euros, selon l’ampleur et la complexité du projet. Cette transparence dès le départ aide à identifier les partenaires capables de travailler dans ces limites financières.

Initiation du projet : Déterminez une fenêtre de temps précise pour le début des travaux. Cela implique une coordination avec les équipes internes et les partenaires externes pour s’assurer que tous les éléments nécessaires sont en place.

Réception des propositions et devis : Fixez une date limite pour recevoir toutes les propositions et devis, permettant une comparaison équitable et une sélection informée des fournisseurs.

Mise en ligne du nouveau site : Précisez une date cible pour la mise en ligne, en tenant compte des phases de développement, de test, et de déploiement. Cela crée un objectif commun pour toutes les équipes impliquées.

ÉTAPE 6 : Services complémentaires

Au-delà de la simple esthétique ou mise à jour fonctionnelle, la refonte de votre site web offre l’occasion unique de revoir et d’améliorer votre stratégie digitale dans son ensemble. Dans cette optique, envisager des services complémentaires fournis par des prestataires peut jouer un rôle crucial dans l’augmentation de la valeur et de l’efficacité de votre présence en ligne. Ces services, offerts par des spécialistes, vont au-delà des aspects techniques pour toucher à l’optimisation globale de votre stratégie web. Il est souvent pratique et efficace que ces services complémentaires soient fournis par le même prestataire qui s’occupe de la refonte, assurant ainsi une cohérence et une synergie dans la mise en œuvre de votre projet. Voici quelques exemples de services :

Accompagnement SEO : Optimisez votre visibilité en ligne en intégrant des mots-clés pertinents et en améliorant les aspects techniques pour un meilleur classement dans les moteurs de recherche.
Accompagnement SEA : Augmentez rapidement votre trafic grâce à des campagnes publicitaires ciblées sur les moteurs de recherche, en optimisant pour le meilleur retour sur investissement.
Test utilisateur : Recueillez des feedbacks précieux sur l’expérience utilisateur pour affiner l’interface et l’interaction sur votre site, garantissant une navigation intuitive.
Hébergement : Choisissez un hébergement fiable et sécurisé, adapté à vos besoins de performance et de capacité pour soutenir la croissance du trafic.
Maintenance et évolutions
- Assurez la pérennité et la sécurité de votre site avec des mises à jour régulières et un support technique pour une performance optimale.

ÉTAPE 7 : Espace libre d’expression

Si des aspects spécifiques de votre projet n’ont pas été couverts, utilisez cet espace pour les partager. Ici, vous pouvez ajouter toute information, idée ou exigence supplémentaire qui n’a pas trouvé sa place ailleurs dans le cahier des charges. C’est votre opportunité de personnaliser davantage votre demande et de nous fournir une vision complète de vos attentes.

EXEMPLE DE CAHIER DES CHARGES À REMPLIR

Notre template de cahier des charges est conçu pour vous guider à travers chaque étape de la préparation de votre projet web. Il vous aide à articuler vos besoins en termes de design, de fonctionnalités, de contenu, de SEO, et plus encore, tout en mettant l’accent sur vos objectifs d’affaires. Ce document servira de référence tout au long du processus de conception et de développement, garantissant que le projet final répond à vos attentes.

Que vous envisagiez de lancer un nouveau site ou de procéder à une refonte, ce modèle est un point de départ idéal pour aligner votre équipe et vos partenaires externes sur la vision et les spécifications de votre projet.

IMPORTANCE DU CAHIER DES CHARGES POUR UN SITE WEB

Définition des objectifs et de la stratégie

L’un des premiers rôles essentiels du cahier des charges est de définir clairement les objectifs de votre projet web. Cela va bien au-delà de la simple création d’un site internet. Il s’agit de comprendre ce que vous souhaitez accomplir grâce à ce site. Est-ce que vous visez à augmenter les ventes en ligne, à accroître la notoriété de votre marque, à fournir des informations importantes à votre public, ou à atteindre d’autres objectifs spécifiques ? Le cahier des charges vous oblige à répondre à ces questions de manière détaillée.

En définissant vos objectifs, vous établissez également la stratégie qui vous permettra de les atteindre. Le cahier des charges clarifie la direction que votre projet web doit prendre, ce qui vous évite de vous égarer en cours de route. Il vous aide à déterminer quelles fonctionnalités, quels contenus et quelles actions seront nécessaires pour réaliser vos aspirations.

Cahier des charges et SEO

Au-delà de ces aspects techniques, le cahier des charges doit accorder une importance particulière au référencement naturel (SEO), élément clé pour optimiser la visibilité en ligne et l’accessibilité de votre site dans les moteurs de recherche. Cette considération précoce du SEO garantit que votre site est conçu avec une fondation solide pour le succès numérique, alignant étroitement la stratégie de contenu, la structure du site, et les meilleures pratiques SEO dès le début du projet. Il faut savoir que le SEO intervient dès lors d’une modification de la structure du site, cela peut inclure :

La réécriture des URLs
Le changement de CMS
Le changement d’arborescence
Le changement de template
L’ajout de fonctionnalités ou d’options e-commerce
L’internationalisation du site

Chacun de ces éléments peut influencer tant des éléments sémantiques que des éléments techniques, autant de facteurs qui nécessitent une planification SEO méticuleuse.

L’intégration tardive du SEO dans le processus de refonte peut considérablement augmenter la complexité du projet. Idéalement, le SEO doit être pris en compte dès les premières phases de création du site, incluant la conception, le webdesign, le développement et le recettage. Cette approche intégrée garantit que la structure du site et ses stratégies de contenu sont optimisées pour le référencement dès le départ, offrant ainsi une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche.

Il est donc plus qu’important de définir une stratégie SEO robuste. Cela commence par une analyse approfondie de votre positionnement actuel sur le marché SEO, une compréhension du paysage concurrentiel, et une identification précise des mots-clés à cibler par segment de marché et des intentions des utilisateurs. Ces questions essentielles doivent guider la stratégie de contenu et la structure du site, permettant d’attirer un trafic qualifié et d‘améliorer les performances globales du site.

Planification et gestion des ressources

Le cahier des charges est un outil essentiel pour la planification et la gestion efficace des ressources. Il vous aide à déterminer les compétences nécessaires pour réaliser votre projet web, que ce soit en interne ou en externe. Vous pouvez ainsi recruter les membres de l‘équipe appropriés, qu’il s’agisse de développeurs, de designers, de rédacteurs, ou d’autres professionnels.

La gestion du temps et du budget est également facilitée par le cahier des charges. En ayant une vision claire de toutes les étapes du projet et de leurs délais, vous pouvez anticiper les besoins financiers et éviter les dépassements budgétaires. Cela vous permet de garder le contrôle sur les coûts et de respecter les échéances.

Communication et coordination entre les équipes

Un projet web implique souvent la collaboration de plusieurs équipes, qu’il s’agisse de l’équipe de développement, de l’équipe de conception, de l’équipe de marketing ou d’autres parties prenantes. Le cahier des charges agit comme un document de référence centralisé qui assure une communication et une coordination efficace entre ces équipes.

En décrivant clairement les besoins et les attentes, le cahier des charges évite les malentendus et les conflits potentiels. Il permet à toutes les équipes de travailler vers un objectif commun et de comprendre leur rôle dans la réalisation du projet. Cela garantit une cohésion et une efficacité globale tout au long du processus.

LE CLIENT DANS LA RÉDACTION DU CAHIER DES CHARGES

Plaçons-nous en tant qu’agence web, le client joue alors le rôle central et crucial dans la rédaction du cahier des charges pour un projet web. En tant que commanditaire du projet, sa participation est essentielle pour garantir que le cahier des charges reflète fidèlement ses besoins, ses objectifs et sa vision. Voici pourquoi la contribution du client est si importante :

Vision claire

Le client est la personne ou l’entité qui a une vision claire de ce qu’elle souhaite réaliser avec le site internet. Il peut s’agir d’augmenter les ventes, d’accroître la notoriété de la marque, de fournir des informations essentielles à un public cible, ou de tout autre objectif spécifique. La contribution du client est nécessaire pour définir ces objectifs de manière précise.

Informations sur l’entreprise

Le client doit fournir des informations détaillées sur son entreprise, son secteur d’activité, sa mission, ses valeurs, son public cible, ses concurrents, et tout autre élément pertinent. Ces informations sont essentielles pour comprendre l’environnement dans lequel le site web évoluera et pour adapter la stratégie en conséquence.

Exigences et spécifications

Le client est responsable de la définition des exigences et des spécifications du projet. Il doit préciser les fonctionnalités, les contenus, les caractéristiques techniques et les autres éléments nécessaires pour atteindre ses objectifs. Cette contribution garantit que le cahier des charges est complet et qu’il couvre tous les aspects essentiels du projet.

Vers une refonte réussie : Téléchargez le guide, consultez les guides

En somme, la rédaction d’un cahier des charges (CDC) détaillé pour la refonte de votre site web n’est pas seulement une étape préliminaire ; elle est au cœur de la réussite de votre projet. Ce document sert de pierre angulaire, non seulement pour clarifier vos attentes et besoins internes, mais aussi pour fournir une base solide permettant d’évaluer et de comparer efficacement les différentes offres des agences. Le CDC assure que tous les prestataires potentiels travaillent à partir des mêmes informations, facilitant ainsi l’alignement de leurs propositions avec vos objectifs réels.

Nous ne saurions trop insister sur l’importance de prendre le temps de bien élaborer votre cahier des charges. Pour vous aider dans cette démarche, nous vous invitons à télécharger notre modèle de CDC, conçu pour vous guider à travers chaque étape essentielle de la préparation de votre projet de refonte. Et si vous cherchez à approfondir cette réflexion ou à obtenir une évaluation professionnelle de vos besoins, notre agence Churchill est à votre disposition pour une première consultation gratuite. Nous nous engageons à vous fournir une quotation ou un devis, vous permettant ainsi de faire le premier pas vers une refonte réussie de votre site web avec confiance et clarté.

N’hésitez pas à vous rapprocher de nous afin de garantir que votre projet de refonte soit mené avec l’expertise et l’attention qu’il mérite.

Anthony Ladouce

Directeur marketing de l'agence Churchill et responsable éditorial, je me passionne pour la création de contenus à forte valeur ajoutée qui répondent aux véritables besoins de nos clients et de leur audience. Dans un univers digital en constante évolution, je m'efforce de rester en phase avec les innovations et d'anticiper les tendances, afin d'offrir des solutions éditoriales avant-gardistes.